ผลดีเครื่องทำลายเอกสาร มีมาก ตัวอย่างเช่น
- ลดปริมาณสิ่งพิมพ์ที่ไม่จำเป็น เนื่องด้วยในวิธีการการใช้เครื่องทำลายเอกสารในการทำลายเอกสารได้เลือกเฟ้นสิ่งพิมพ์ที่มีอายุมากเกิน 5 ปีมาทำลาย (กฎหมายระบุให้ต้องเก็บเอกสารที่ใช้งานทางด้านกฎหมายในระยะเวลา5 ปี)
- ใช้พื้นที่ในการจัดเก็บสิ่งพิมพ์น้อยลง สิ่งพิมพ์ที่ไม่สำคัญจะถูกนำไปทำลายเอกสารนั้นๆ
- บุคลากรหรือเจ้าหน้าที่ปฏิบัติการได้อย่างราบรื่นรวดเร็ว ด้วยมีการจัดเก็บสิ่งพิมพ์เป็นอย่างยอดเยี่ยมมีระบบระเบียบ
- สำนักงานเรียบร้อย เนื่องจากว่ามีระบบการจัดเรียงเอกสารที่ดี
- ประหยับงบประมาณในการจัดเก็บเอกสาร
กระบวนการในการทำลายเอกสารนั้นมีจุดสำคัญมาก ทั้งในด้านการดำรงความลับทางการทำงาน กับในทางกฎหมายเองก็ตาม หรือการรักษาสิ่งแวดสิ่งแวดล้อม ในเมืองไทยมีกฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บสำรองงานพิมพ์ทางบัญชีในระยะเวลาถึง 5 ปี และโดยส่วนใหญ่เมื่อเอกสารมีอายุหมดอายุ สิ่งพิมพ์เหล่านั้นก็จะถูกนำมาทำลาย ใน อดีตการทำลายใบแสดงหลักฐานคือการนำเอกสารมาเผาซึ่งส่งผลลัพธ์กระทบต่อสภาพแวดล้อมเป็นอย่างมากมาย ทั้งในด้านเพิ่มมลพิษทางภูมิอากาศ และยังทำลายชีวิตสัตว์หลายชนิดอาทิเช่น ตัวแมลงสิงสาราสัตว์ที่อยู่ในดิน เป็นต้น ปัจจุบันการทำลายเอกสารได้มีการพัฒนาขึ้นโดยการใช้เครื่องทำลายเอกสารเพื่อทำลายเอกสารที่สำคัญ
กระบวนการในการทำลายเอกสาร คือ
- ตรวจสิ่งพิมพ์ที่จะนำมาทำลาย ว่าเรายังพึงปรารถนาใช้ประโยชน์อีกใช่ไหม เมื่อทำลายเอกสารแล้วเราจะไม่สามารถนำกลับมาใช้ได้อีก แต่ก็มีเอกสารบางพวกตัวอย่างเช่น เอกสารสำคัญทางบัญชี เอกสารแบบปลูกสร้าง และตัวอย่างเอกสาร ที่ยังสามารถใช้ประโยชน์ได้ดังนั้นเราจึงควรตรวจดูให้มั่นใจเสมอว่าต้อง การทำลายเอกสารนั้นๆหรือไม่
- แจ้งผลการพิจารณาเอกสารที่จะทำลายให้ผู้บังคับบัญชา เพื่อรายงานปริมาณจำนวนเอกสารที่จะนำไปทำลายและจดบันทึกไว้ว่าเรานำเอกสารอะไร
- ชั่งน้ำหนักเพื่อพิจารณาจำนวนรวมเอกสารที่ใช้ทำลายในเครื่องทำลายเอกสาร เพื่อออกหนังสือรับรองการทำลายเอกสาร
- เริ่มต้นกระบวนการทำลายเอกสารด้วยเครื่องทำลายเอกสาร
- นำเศษเอกสารที่ถูกทำลายเทออกจากถังรองเศษเอกสารเพื่อให้สะดวกในการใช้งานครั้งต่อไป